Instructie subsidieaanvraag

Een subsidie is een (tijdelijke) bijdrage om activiteiten te stimuleren die zonder een bijdrage niet voor de hand liggen of van de grond (zullen) komen. Met subsidies stimuleert de gemeente organisaties in de samenleving bij te dragen aan het behalen van onze doelen en ambities. Hieronder leest u alles wat u moet weten om een structurele of eenmalige subsidie aan te vragen.

Vormen van subsidies

Gemeente Venlo maakt onderscheid tussen twee vormen van subsidie:

  • Structurele subsidie: een bijdrage voor activiteiten die structureel van aard zijn, zoals het jaarlijks organiseren van een Sinterklaasoptocht.
  • Eenmalige subsidie: een bijdrage voor activiteiten met een tijdelijk karakter, zoals een eenmalige voorstelling of project.

Subsidie aanvragen

U moet een subsidie online aanvragen.
Aan de aanvraag voegt u tenminste de onderstaande informatie toe als bijlagen:

  • een activiteitenplan
  • een beschrijving van de doelen en resultaten die u wilt bereiken, en hoe de activiteiten daarin bijdragen. Dit verloopt via het online aanvraagformulier
  • een begroting met dekkingsplan: hoe u denkt de activiteiten te gaan betalen
  • inzicht in uw eigen vermogen via een jaarrekening of balans bij een subsidieaanvraag boven € 5.000,-
  • bij sommige subsidies geeft u met een extra aanvraagformulier meer uitleg over uw aanvraag

Vraagt u voor het eerst subsidie aan?

Voeg dan ook de volgende documenten toe:

  • exemplaar van de oprichtingsakte of de statuten
  • kopie van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel
  • opgave van bestuurssamenstelling en als u dat heeft een jaarverslag
  • jaarrekening of balans van het voorgaande jaar bij een subsidieaanvraag boven € 5.000,-

Wanneer u moet aanvragen

Voor de structurele en incidentele subsidies gelden andere termijnen voor het aanvragen.

  • Aanvraag van een structurele subsidie:  Subsidieaanvragen voor het volgende jaar dient u vóór 1 oktober van dit jaar in.  U ontvangt uiterlijk 31 december bericht over uw subsidieaanvraag.
  • Aanvraag van een eenmalige subsidie: minimaal 8 weken voordat u begint met de activiteiten.
    U ontvangt binnen 8 weken bericht over uw subsidieaanvraag. Uitzondering hierop zijn de eenmalige innovatiesubsidies binnen het cluster Sport en Sociale Basis. Deze moet u ook vóór 1 oktober van dit jaar aanvragen.

Hoe we aanvragen beoordelen

De gemeente beoordeelt ingekomen subsidieaanvragen aan de hand van geldende wet- en regelgeving. Zoals de Algemene wet bestuursrecht, de Algemene subsidieverordening en de door het college vastgestelde subsidieregels. Daarin staan onder andere de voorwaarden en kaders waaraan een subsidieaanvraag moet voldoen.

Veelgestelde vragen

We kennen een subsidie vooraf toe met een subsidiebeschikking. Dit noemen we de verlening. In mei van het opvolgend subsidiejaar moet u uitleg geven over de inzet van de verleende subsidie. Dit noemen we de verantwoording. Aan de hand van deze informatie stellen we de subsidie definitief vast, dit noemen we de subsidievaststelling. Wanneer activiteiten niet zijn uitgevoerd, kan de gemeente de subsidie terugvorderen. In de beschikking over de subsidieverlening is opgenomen óf en hoe u een aanvraag tot vaststelling moet doen.

De subsidieregel die voor uw subsidie geldt, beschrijft hoe de gemeente de subsidiemiddelen verdeelt wanneer het subsidieplafond wordt bereikt. Vaak verdelen we de subsidiemiddelen evenredig over alle toegekende aanvragen. Incidentele subsidies kennen we toe in volgorde van binnenkomst totdat het subsidieplafond is bereikt.

De looptijd van een begroting volgt niet altijd een kalenderjaar, maar soms ook een seizoen. Dit is geen probleem, als bij de aanvraag de meest recent vastgestelde begroting (door de Algemene Ledenvergadering of het bestuur) is toegevoegd.

Bij subsidieaanvragen boven € 5.000,- stuurt u een jaarrekening op. Dit is een overzicht van de bezittingen minus de schulden (eigen vermogen). Dit betekent dat ook gebouwen of uniformen die in beheer zijn van de organisatie onderdeel zijn van het eigen vermogen. De waarde van deze bezittingen moeten dus ook zichtbaar zijn. Vaak is uw eigen vermogen opgenomen in de jaarrekening of balans. Het bestaat uit de algemene reserve en eventuele bestemmingsreserves.

Een organisatie treft vaak voorzieningen of bestemmingsreserves om bepaalde bezittingen op den duur te vervangen, zoals uniformen of instrumenten. Als het bestuur voor een deel van het vermogen een bestemming met een plan en tijdsplanning heeft vastgesteld, noemen we dit een bestemmingsreserve. De bestemmingsreserve telt niet mee als eigen vermogen. 

Wanneer uw organisatie geen jaarrekening of balans opstelt, kunt u contact opnemen met uw contactpersoon bij de gemeente. Deze informatie is ook terug te vinden op de pagina Subsidies.

In het activiteitenplan staat welke activiteiten de organisatie het komende (subsidie)jaar van plan is om uit te voeren. Deze activiteiten sluiten aan bij de doelstellingen en resultaten van de subsidieaanvraag. Deze doelstellingen en resultaten omschrijft u over het algemeen in het online aanvraagformulier. Wanneer dit niet het geval is, moet u deze in uw activiteitenplan opnemen. 

Als u kunt laten zien dat u op meerdere beleidsvelden actief bent, kunt ook voor meerdere beleidsvelden een subsidieaanvraag doen. De subsidieregels sluiten elkaar namelijk niet uit.

Als u deel uitmaakt van een omni-vereniging en actief bent op meerdere beleidsvelden kunt u ook voor meerdere beleidsvelden een subsidieaanvraag indienen. Let op: u komt slechts eenmaal in aanmerking voor een tegemoetkoming in de organisatiekosten.

Een project is onderdeel van een totale jaarbegroting van een organisatie. Voor de subsidies onder Toerisme en recreatie geldt dat de toets op het eigen vermogen plaatsvindt op de totale jaarbegroting en niet op de projectbegroting. Deze laatste is immers een afgeleide van de totale begroting. Een rekenvoorbeeld: 

  • Uw organisatie heeft een totale begroting van € 200.000,-. 
  • Het project waar u subsidie aanvraagt kost € 65.000,-. 
  • Uw eigen vermogen is € 73.000,-. 
  • De toets op het eigen vermogen (€ 73.000,-) vindt plaats op uw totale jaarbegroting (€ 200.000,-). 
  • Uw eigen vermogen overschrijdt in dit rekenvoorbeeld dus niet de gestelde 100%.

Op grond van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) kunt u binnen zes weken na de datum op de brief over de subsidieverlening bezwaar aantekenen. U stuurt uw bezwaar naar: 

Burgemeester en wethouders van Venlo
Postbus 3434
5902 RK Venlo

Het bezwaar moet ondertekend zijn door de persoon die volgens uw eigen statuten bevoegd is om te ondertekenen.