Stappenplan organiseren evenement

Wilt u een evenement organiseren in de gemeente Venlo? Er zijn verschillende regels en voorwaarden om ervoor te zorgen dat het evenement goed en veilig verloopt.

Melding of vergunning?

Voor sommige evenementen is geen vergunning nodig. Dan is het voldoende om alleen een melding te doen. Dit geldt bijvoorbeeld als u een buurt- of straatfeest organiseert zonder doorgaande wegen af te sluiten.

Wilt u snel weten of u een vergunning nodig heeft? Of dat u alleen een melding moet doen? Kijk dan op de vergunningchecker. Hier kunt u uw vergunning direct aanvragen of een melding doorgeven.  

Heeft u hulp nodig bij het aanvragen van een vergunning voor een evenement? Of wilt u meer weten over wet- en regelgeving? Neem contact op met Event Support. 

Tip: vraag op tijd uw vergunning aan. Als u bijvoorbeeld extra papieren moet aanleveren kan het langer duren voordat we de aanvraag goedkeuren.    

Vergunningcheck en aanvraag

Categorieën voor evenementen

Er zijn vier categorieën voor vergunningen voor evenementen:

  • Melding
  • Laag risico (A-evenement)
  • Gemiddeld risico (B-evenement)
  • Hoog risico (C-evenement)

Uitleg categorieën

Evenementen in deze categorie brengen geringe risico’s met zich mee. Ze zijn vaak kleinschalig. Melding doen van het evenement is voldoende. 

Voorwaarden​

  • Geef de melding minimaal 3 weken voor het evenement door.
  • U moet zich houden aan de algemene regels.
  • Er is geen hinder voor de omgeving en het verkeer.

Voorbeeld​en

Straatfeest, buurtfeest

Evenementen in deze categorie brengen weinig risico’s met zich mee.

U moet documenten meesturen bij een vergunningaanvraag. Bekijk welke documenten dat zijn en wat u nodig heeft.

Voorwaarden​

  • Geef de volledige vergunningsaanvraag minimaal 12 weken voor het evenement door.
  • Er is geen uitgebreide voorbereiding of uitvoering nodig.
  • Er is advies nodig van specialisten of hulpdiensten.

Voorbeeld​en

Braderie, kleine muziekvoorstelling, kleine sportevenementen 

Deze evenementen brengen risico’s met zich mee. 

U moet documenten meesturen bij een vergunningaanvraag. Bekijk welke documenten dat zijn en wat u nodig heeft.

Voorwaarden​

  • Overleg uiterlijk 20 weken voor het evenement met de gemeente over het evenement.
  • Geef de volledige vergunningsaanvraag minimaal 12 weken van tevoren door.
  • Eén of meer diensten op het gebied van veiligheid en gezondheid zijn betrokken bij de voorbereiding en uitvoering.
  • Advisering van specialisten en hulpdiensten is noodzakelijk.

Voorbeelden

Optochten, kermissen en bier- of wijnfestival 

Deze evenementen brengen meerdere risico’s met zich mee. Deze evenementen zijn meestal bekend in de regio of landelijk. Ook evenementen waarbij belangrijke wegen worden afgesloten vallen in deze categorie.​

U moet documenten meesturen bij een vergunningaanvraag. Bekijk welke documenten dat zijn en wat u nodig heeft.

Voorwaarden

  • Overleg uiterlijk 20 weken voor het evenement met de gemeente over het evenement.
  • Geef de volledige vergunningsaanvraag minimaal 12 weken van tevoren door.
  • Eén of meer diensten op het gebied van veiligheid en gezondheid zijn betrokken bij de voorbereiding en uitvoering.
  • Er is veel afstemming nodig, bijvoorbeeld met veiligheidsdiensten.

Voorbeeld​en

Zomerparkfeest, Venloop, Stereo Sunday 

Stappenplan

Bij elk evenement hoort een stappenplan. Wij kijken samen met u wat er nodig is.

  • Doe de vergunningcheck. U kunt uw vergunning ook direct aanvragen of een melding doorgeven. Geef antwoord op de vragen. 
  • U kunt tekeningen en andere bijlagen uploaden. Zorg dat u deze alvast klaarlegt als u de check gaat doen.

Vergunningcheck en aanvraag

  • De gemeente bekijkt uw aanvraag. Ook bekijken we de risico’s van het evenement. Dit doen we op basis van belangrijke gegevens. Zoals bijvoorbeeld het aantal bezoekers en de activiteiten. Dan delen we het evenement in in categorie A, B of C. 
  • Bij nieuwe evenementen is er vaak een intakegesprek. Wi nodigen u hiervoor uit. Tijdens dit gesprek geeft u de gemeente en hulpdiensten meer informatie over het evenement.
  • Bij A-evenementen maken we geen scenario-analyse. 
  • Bij B-evenementen maken we alleen een scenarioanalyse als het nodig is om de veiligheid te verbeteren. 
  • Bij C-evenementen zijn we verplicht om een scenarioanalyse te maken. Deze analyse laat zien welke risico’s er zijn. En welke maatregelen nodig zijn om het veilig te houden. Deze maatregelen staan in de vergunning en het calamiteitenplan. 
  • Na het intakegesprek (en de scenario-analyse bij B- en C-evenementen) bespreken we belangrijke punten in themaoverleggen. Bijvoorbeeld over verkeersveiligheid bij de Venloop. 
  • Organisaties en hulpdiensten die helpen met de veiligheid tijdens het evenement doen mee aan deze overleggen. 
  • U levert uw definitieve documenten in op de afgesproken deadline. Na het inleveren kunt u niets meer veranderen aan het plan. 
  • Bij risicovolle evenementen wordt de burgemeester persoonlijk geïnformeerd voordat de vergunning wordt verleend.  
  • Deze stap geldt alleen voor C- en sommige B-evenementen. 
  • Keurt de gemeente samen met andere partijen het plan goed? Dan krijgt u de vergunning. 
  • In de vergunning staan voorwaarden en regels die u moet volgen.  
  • De gemeente organiseert een doorleefsessie voor u als organisator en hulpdiensten. Daarin bespreken we de risico’s en calamiteiten die kunnen gebeuren. Dit helpt u als organisator om beter te begrijpen hoe u met risico’s om kunt gaan tijdens het evenement. 
  • Deze stap geldt alleen voor C- en sommige B-evenementen. 
  • Soms is een laatste overleg nodig. Daarin bespreekt u samen met de gemeente, de veiligheidsdiensten en andere partijen de laatste details van het evenement. 
  • Deze stap geldt alleen voor C- en sommige A en B-evenementen.
  • Kort voor het evenement controleren we het terrein. We kijken dan of alles volgens de vergunning is ingericht. Kabels moeten goed weggewerkt zijn en de vluchtroutes moeten vrij blijven voor de hulpdiensten. Na de controle kunnen we nog laatste aanpassingen doen. 
  • Deze stap geldt altijd voor C-evenementen. En soms voor A- en B-evenementen.
  • Na afloop van het evenement is er een evaluatie met alle partijen. Uit de evaluatie komen aandachtspunten. Hiermee kunt u rekening houden als u het evenement nog een keer organiseert. 
  • Deze stap geldt altijd voor C-evenementen. En soms voor A- en B-evenementen.